Automação Contábil: seu escritório já possui?

Automação Contábil: seu escritório já possui?

A automação contábil sempre foi um grande tabu em nosso mercado. 

A tecnologia atingiu com muita força cada aspecto de uma empresa do ramo de contabilidade, chegando a gerar novos modelos de negócio e uma ampliação da concorrência. 

Ter um escritório de contabilidade automatizado é uma necessidade atual. Afinal, é preciso fazer mais com menos. 

Diante de uma crise econômica, ter equipes mais produtivas pode fazer a diferença. Por isso, os profissionais do nosso setor procuram automatizar o escritório de contabilidade.

Mas como o contador deve se colocar nesse cotidiano de incertezas? 

Como ter uma boa relação com a tecnologia e automatizar na medida certa? São essas e algumas outras dúvidas que iremos responder neste artigo. 

Então, leia até o final e prepare seu escritório para a nova era!

Entendendo a automação contábil

Automação: substantivo feminino. “Sistema em que os processos operacionais em fábricas, estabelecimentos comerciais, hospitais, telecomunicações etc. são controlados e executados por meio de dispositivos mecânicos ou eletrônicos, substituindo o trabalho humano; automatização”.

Bom, o significado ao pé da letra da palavra “automação” nos explica um pouco o que é o processo de automatizar. É substituir algum processo operacional, que demanda um gasto de energia e tempo, por um mecanismo eletrônico. 

Ou seja, você poderá direcionar a energia gasta naquele processo para outro objetivo. 

Quero problematizar um pouco a expressão colocada “substituindo o trabalho humano”. O ato de substituir o trabalho humano seria supostamente impossível em nosso mercado. 

A contabilidade, em suas formas, é um trabalho que exige conferências e um raciocínio humano que ainda não foram desenvolvidos por máquinas. Mas, um fato é certo, a contabilidade pode ser facilitada pela tecnologia e os processos podem ser reduzidos de forma impressionante com a automação contábil. 

E quais são os principais benefícios dessa transformação que trouxe a automação da contabilidade? O que vai mudar?

Principais benefícios da automação contábil

Um aspecto muito importante da automação contábil é a transformação total do escritório, criando processos mais concretos, otimizando tempo e permitindo que o contador trabalhe com a sua matéria mais lucrativa: o contato humano. 

Como você já deve ter percebido, o mercado mudou. Não é mais lucrativo exercitar uma contabilidade crua, que só se baseia na entrega de obrigações e na papelada básica. 

É preciso fazer mais, é preciso estar presente e entender a empresa a fundo de seu cliente. E por este motivo, automatizar o escritório de contabilidade pode ser transformador.

Pontuamos 5 grandes benefícios que a automação contábil traz para seu escritório: aumento do controle patrimonial, maior integração entre escritório e empresa, melhor gestão de informações, melhora da comunicação entre escritório e cliente, e otimização de processos diários.

Aumento do controle patrimonial

Uma das dores mais relevantes de seus clientes é ter um bom controle financeiro e patrimonial, certo? 

Como bom contador, você entende a necessidade de atender às demandas que ele apresenta. Para isso, a automação contábil pode ajudar bastante, porque existem ferramentas que fazem o controle patrimonial de maneira integrada ao sistema de contabilidade. 

Nada de comparar manualmente os resultados contábeis da empresa e o patrimônio. 

Com a automação da contabilidade, você pode utilizar soluções que aumentam o controle da companhia, reduzindo erros na geração de valores e dados, e tendo maior conhecimento sobre os itens em depreciação.

Seu cliente ficará muito feliz ao manter as finanças em ordem, porque o permitirá planejar a reposição de equipamentos e controlar os ativos imobilizados.

Maior integração entre escritório e empresa

Automatizar o escritório de contabilidade também facilita a integração entre você e seu cliente. É possível integrar, em tempo real, o Livro Fiscal e o Emissor de Notas. 

Assim que é feito o lançamento de notas, seu escritório já recebe as informações, evitando que o cliente envie a documentação por e-mail ou outras ferramentas.

O maior benefício que essa integração proporciona é a agilidade, uma vez que não há retrabalho no lançamento, e as informações são incluídas e importadas diretamente. Sua equipe de contadores poderá se destinar a tarefas mais estratégicas, como as análises financeiras.

Melhor gestão da informação

A automação contábil também proporciona benefícios diretos à informação que circula na contabilidade. De duas formas específicas: segurança e integração. Uma boa gestão da informação é crucial para uma área que trabalha essencialmente com dados, certo? 

E, felizmente, há recursos tecnológicos, como a computação em nuvem, capazes de garantir a segurança dos dados.

Essas mesmas ferramentas possibilitam a integração online das informações, como pontuamos acima. Basta a empresa fechar sua folha de pagamento dos funcionários para que o escritório receba os dados no mesmo momento.

Tudo isso facilita a gestão da informação, que se concentra em um só lugar. Essa centralização de dados ainda traz benefícios adicionais, como:

• Dar mais agilidade às atividades;
• Ter mais exatidão e visibilidade das informações, o que contribui para a tomada de decisões;
• Conferir mobilidade à equipe, já que, normalmente, as ferramentas estão hospedadas na nuvem;
• Tornar a equipe mais produtiva devido à mobilidade e à agilidade, uma vez que há disponibilidade total das informações a qualquer hora e em qualquer lugar.

Melhora da comunicação entre o escritório e o cliente

Um escritório de contabilidade automatizado também usufrui de benefícios na comunicação com seu cliente. A otimização dos processos diários é aliada à alta produtividade e economia de tempo.

Quando se ganha tempo, se ganha a possibilidade de trabalhar com o capital humano, focar em cada movimentação da empresa de seu cliente e, assim, poder participar da tomada de decisões. Esse é o exemplo nu e cru de que tempo é dinheiro e de que na contabilidade tempo é muito dinheiro. 

A automação contábil faz com que sua equipe possa transitar de trabalhos de “apertar parafusos” para um trabalho de salvar vidas. 

Mas há uma outra abordagem na comunicação, que é o relacionamento virtual. As soluções tecnológicas, como as ferramentas de videoconferência (Skype e Google Hangouts) podem ajudar o contador a manter-se sempre atualizado sobre as questões da empresa, mesmo quando não está por perto.

As redes sociais podem ser ferramentas de trocas interessantes e importantes para a análise da relação com o cliente. Da mesma forma, o envio periódico de material educativo digital pode ser uma ótima forma de “capacitar” seu cliente. 

Otimização de processos diários

Quando falamos de automação contábil, o cerne da questão está na otimização de processos diários. 

Surfar na onda da transformação digital é muito positivo para um escritório, porque existem soluções que transformam os profissionais em estratégicos, por diversos motivos. 

Ao automatizar o escritório de contabilidade, é possível notar:

• Transferência automática de informações de arquivos primários para efetiva lançamentos contábeis, acelerando e simplificando esse processo;
• Apuração instantânea de dados para gerar e enviar declarações acessórias e apurar impostos;
• Aumento na percepção de valor do cliente quanto aos serviços contábeis fornecidos;
• Atuação do contador como parceiro do negócio diante do maior tempo disponível;
• Erradicação ou minimização de erros nos lançamentos devido à ação humana;
• Adoção de decisões gerenciais específicas e bem fundamentadas;
• Gestão adequada dos contratos firmados com os clientes;
• Armazenamento e gestão adequada das informações;
• Melhoria da eficiência na execução dos processos;
• Celeridade em processos de análises de dados;
• Redução de custos operacionais.

Você nunca pensou que a tecnologia poderia assumir as tarefas burocráticas e repetitivas em seu escritório? Pois é. 

A automação contábil veio para demonstrar que, sim, é possível. E que os contadores modernos deverão focar naquilo que é o sucesso do negócio: o cliente. 

Dificuldades de implementação da automação contábil

Apesar dos benefícios de contar com a automação contábil, há ainda grande dificuldade em implementá-la no escritório. E isso se deve à resistência que alguns clientes e profissionais têm em relação às inovações tecnológicas. Mas não só isso. 

Há um grande desconhecimento sobre as ferramentas e, em boa parte, não há um planejamento para a adoção delas.

Resistência à tecnologia por parte da contabilidade e clientes

Um escritório de contabilidade deve ter processos bem definidos e organizados. Desde a abertura do negócio, o gestor estabelece um fluxo de trabalho e as ferramentas necessárias para executá-lo com precisão. 

A prestação de serviços para o cliente também se dá de forma determinada. Mas, de repente, vem a transformação digital e as tecnologias disruptivas, que provocam uma mudança de paradigma nos serviços contábeis.

Sem dúvidas, a primeira reação de profissionais e clientes é a resistência.

Vamos dar um exemplo de uma situação semelhante. Imagine que você mora com seu irmão mais novo, e sempre se deram muito bem. 

Vocês dois dividem um apartamento de dois quartos, sempre cozinham nos dias de semana e fazem a faxina nos finais de semana. 

A vida é tranquila, vocês dois sentam juntos às quartas-feiras para tomar uma cervejinha e assistir ao jogo.

Mas, de forma abrupta, seu irmão decide trazer a namorada para morar junto. Ela divide o quarto com ele, toma banho às 8 horas (seu horário de tomar banho) e não perde um capítulo da novela favorita (que passa às quartas-feiras pela noite). 

Que mudança chata, não é?! 

Você acaba se irritando e brigando feio com seu irmão. E sabe o motivo da briga? A namorada? 

Não! A falta de alinhamento. A falta de aviso e preparação para receber a agregada fez com que sua rotina virasse da noite para o dia. 

Não dá para aguentar, é humanamente impossível. E é por isso que sua equipe não pode receber uma “namorada do irmão” de um dia para o outro.

 É preciso avisos, treinamentos e principalmente alinhamento. 

Só assim sua equipe consegue retirar o máximo da nova contratação e assim gerar mais lucros. Caso contrário, seu escritório tira dinheiro e investe em uma tecnologia que não vai funcionar. 

Desconhecimento da equipe 

O maior facilitador e também dificultador da implantação de novas tecnologias é sua equipe, como você viu anteriormente. Mas não é só a resistência que prejudica. 

Demonstramos que a contratação de novos serviços exige o engajamento total da equipe, a recepção.

Mas não basta só você ou seu sócio estarem preparados para receber a automação contábil. Seu time precisa ter plena consciência da novidade e, acima de tudo, conhecê-la e se preparar para utilizá-la.

No entanto, o que se vê na prática da automação contábil é que muitos profissionais não conhecem quais são as tecnologias disruptivas. 

Muitos se conhece sobre os softwares contábeis e as ferramentas destinadas exclusivamente às tarefas contábeis, mas poucos são aqueles familiarizados com inteligência artificial, Big Data, Business Intelligence. 

Em outras palavras, você e seu sócio podem se inteirar de todas as soluções tecnológicas, mas, nem sempre, isso ocorre com sua equipe. E o engajamento dos colaboradores em relação a esse conhecimento é fundamental.

Falta de planejamento de implementação

Por fim, a outra dificuldade que se vê quando falamos de implementação da automação contábil é a falta de planejamento. 

Cada projeto relacionado às novas tecnologias deve ser precedido de planejamento. Você não deve ficar ansioso para ver as ferramentas funcionando e facilitando sua rotina. Na verdade, é preciso passar pelas etapas de escolha adequada da solução e educação da equipe.

Quando a implementação é feita de forma atropelada, pode acarretar o efeito inverso que a tecnologia pode trazer, que é o insucesso do seu negócio.

Por que vale a pena

Os benefícios de uma automação contábil são claros e demonstramos anteriormente. 

Automatizar o escritório de contabilidade e ter uma equipe treinada para lidar com as soluções permite que você mude seu foco completamente para o cliente, o que traz mais rentabilidade. 

Em outras palavras, a automação da contabilidade vale a pena pela geração de valor e pela maior rentabilidade.

Geração de valor

A forma mais concreta de gerar valor para seu serviço é focar 100% nas necessidades e nos objetivos de seu cliente. E a maneira de conseguir perceber os objetivos é estar ao lado dele, desviando-se das tarefas operacionais. 

E é exatamente isso que a automação contábil faz. Com as ferramentas corretas, sua equipe é capaz de deixar de lado aqueles serviços burocráticos, que consomem todo o tempo e não trazem lucro nem valorização. 

O foco no cliente, você já aprendeu, é a peça-chave de um negócio de sucesso. E isso envolve tanto a prospecção quanto a fidelização.

Uma boa abordagem na reunião de apresentação da proposta de serviços contábeis faz com que o potencial cliente escolha você como contador da empresa. 

E como fazer essa abordagem? 

Aprimorando seus processos internos, que permitem que você tenha mais tempo para estudar o negócio daquela pessoa que quer contratar um escritório de contabilidade. 

Quanto mais aprofundado no negócio do cliente, mais valor você demonstra (e maior a possibilidade de aumentar seus honorários).

Agora, além de ter processos facilitados pela tecnologia, você consegue dar a devida atenção a seus clientes e aplicar a mais completa forma da contabilidade: A Contabilidade Consultiva. Sobre isso, falaremos adiante.

Maior rentabilidade

A automação de processos contábeis é um passo importante para organizar o escritório. E um escritório de contabilidade automatizado e organizado é sinônimo de maior rentabilidade. 

Quando o fluxo de trabalho não tem gargalos, é sinal que os processos internos estão bem ajustados. Isso, em geral, se atribui às ferramentas tecnológicas, capazes de evitar os erros que os recursos humanos cometem.

Se o fluxo vai bem, os profissionais conseguem trabalhar com produtividade, colaboração e economia de tempo. 

Em outras palavras, agregam mais valor ao serviço prestado para o cliente, porque podem se dedicar mais a ele, como pontuamos anteriormente. 

E qual o resultado da satisfação do cliente? Fidelização e mais lucros.  

Se você consegue crescer seu escritório sem aumentar muito seus custos (escalabilidade), certamente já está utilizando as tecnologias adequadas. 

Isso otimiza sua imagem no mercado e, consequentemente, facilita a prospecção de clientes. Mais rentabilidade.

Um escritório bem automatizado consegue aplicar modelos de negócios muito mais lucrativos e que visam aplicar o verdadeiro papel da contabilidade, o papel que valoriza o cientista da riqueza, o médico das empresas. 

E a contabilidade tem a capacidade de ser aplicada da melhor forma agora. Mas como implementar a automação contábil?

Como implementar a automação contábil

Já há alguns anos, os escritórios de contabilidade precisaram se automatizar minimamente para atender às exigências governamentais. 

A informatização da Receita Federal trouxe a necessidade de certificação digital para certos casos. Felizmente, o certificado digital pode ser utilizado também para outros fins, sempre visando à segurança da informação. 

Reconhecimento de firma, envio de declarações, transações online, assinatura de notas fiscais, tudo isso é feito com a certificação, que confere validade jurídica a documentos eletrônicos. Mas a automação contábil não se limita à essa solução, nem aos documentos digitais já utilizados por esse setor. 

Existem muitas demandas, principalmente de otimização de processos internos e atendimento ao cliente, que devem ser atendidas com o uso de outras tecnologias. 

E como vencer os desafios para usufruir dos benefícios que a implementação da automação contábil traz para o negócio? Seguindo esse passo a passo simples!

1. Planejar a implementação da automação contábil

Pontuamos anteriormente que um desafio da automação contábil é o planejamento. 

Apesar de não ser algo complexo, é fundamental para que a tecnologia realmente faça a diferença em seu escritório. 

Para não errar no planejamento, siga esses 4 passos simples:

1. Defina o escopo do projeto: para implementar determinada tecnologia, você deve saber exatamente o que deve precedê-la. Pense nos pré-requisitos dela, como por exemplo na capacidade computacional de seus equipamentos. Eles suportam a integração com a tecnologia? Precisa ter um módulo A para instalar o módulo B?
2. Defina prioridades: a automação contábil pode envolver muitas etapas, porque são várias as tecnologias que fazem a diferença no escritório. Mas vá com calma. Defina as prioridades de implantação das funcionalidades. Siga para a etapa seguinte apenas quando concluir a operação atual.
3. Defina a equipe que integrará o projeto: em seu escritório, você deverá definir os responsáveis que estão disponíveis para se dedicar ao projeto de implantação. Se não existir nenhum com competência para isso, cogite contratar um específico para a tarefa.
4. Defina o líder do projeto: a implantação da automação contábil deve ser encarada como um processo do escritório. Por isso, como em qualquer fluxo de trabalho, definir prazos não é o suficiente. A equipe envolvida deve estar alinhada, ciente de suas responsabilidades. Para isso, definir os líderes é fundamental para garantir o sucesso da implementação.

2. Escolher as soluções adequadas

Uma etapa importante na hora de automatizar o escritório de contabilidade é escolher as soluções adequadas. 

No planejamento, pontuamos que é preciso definir prioridades diante de tantas possibilidades tecnológicas. Mas é preciso separar o joio do trigo. 

Aquilo que funciona para seu concorrente não necessariamente é o ideal para você.

As ferramentas devem se adequar ao propósito do seu negócio. 

Um escritório que se presta somente às tarefas burocráticas não tem a mesma necessidade de um escritório com perfil consultivo e estratégico. Por isso, pense bastante antes de escolher suas soluções.

Uma das ferramentas que é quase uma unanimidade na contabilidade é o software de gestão. 

Na hora de escolher um, fique atento aos seguintes pontos: flexibilidade, possibilidade de integração com outros softwares, customização, infraestrutura que você já possui no escritório, custo-benefício (vantagens e desvantagens de cada sistema), segurança da informação (acessos de usuários, auditorias automáticas, backups automáticos etc.), feedback de outros clientes, e funcionamento da consultoria de implantação da tecnologia. 

Na automação contábil, é fundamental ter soluções amigáveis. Então considere também essa característica, porque você quer ver seus profissionais utilizando-as em todo seu potencial. 

A integração também é uma característica essencial, porque oferece maior confiabilidade nas informações. Já pensou ter em mãos aqueles relatórios incríveis, que agregam valor ao cliente?

3. Reunir a equipe

Uma etapa importante na hora de automatizar o escritório de contabilidade é escolher as soluções adequadas. 

No planejamento, pontuamos que é preciso definir prioridades diante de tantas possibilidades tecnológicas. Mas é preciso separar o joio do trigo. 

Aquilo que funciona para seu concorrente não necessariamente é o ideal para você.

As ferramentas devem se adequar ao propósito do seu negócio. 

Um escritório que se presta somente às tarefas burocráticas não tem a mesma necessidade de um escritório com perfil consultivo e estratégico. Por isso, pense bastante antes de escolher suas soluções.

Uma das ferramentas que é quase uma unanimidade na contabilidade é o software de gestão. 

Na hora de escolher um, fique atento aos seguintes pontos: flexibilidade, possibilidade de integração com outros softwares, customização, infraestrutura que você já possui no escritório, custo-benefício (vantagens e desvantagens de cada sistema), segurança da informação (acessos de usuários, auditorias automáticas, backups automáticos etc.), feedback de outros clientes, e funcionamento da consultoria de implantação da tecnologia. 

Na automação contábil, é fundamental ter soluções amigáveis. Então considere também essa característica, porque você quer ver seus profissionais utilizando-as em todo seu potencial. 

A integração também é uma característica essencial, porque oferece maior confiabilidade nas informações.

3. Reunir a equipe

Uma etapa importante na hora de automatizar o escritório de contabilidade é escolher as soluções adequadas. 

No planejamento, pontuamos que é preciso definir prioridades diante de tantas possibilidades tecnológicas. Mas é preciso separar o joio do trigo. 

Aquilo que funciona para seu concorrente não necessariamente é o ideal para você.

As ferramentas devem se adequar ao propósito do seu negócio. 

Um escritório que se presta somente às tarefas burocráticas não tem a mesma necessidade de um escritório com perfil consultivo e estratégico. Por isso, pense bastante antes de escolher suas soluções.

Uma das ferramentas que é quase uma unanimidade na contabilidade é o software de gestão. 

Na hora de escolher um, fique atento aos seguintes pontos: flexibilidade, possibilidade de integração com outros softwares, customização, infraestrutura que você já possui no escritório, custo-benefício (vantagens e desvantagens de cada sistema), segurança da informação (acessos de usuários, auditorias automáticas, backups automáticos etc.), feedback de outros clientes, e funcionamento da consultoria de implantação da tecnologia. 

Na automação contábil, é fundamental ter soluções amigáveis. Então considere também essa característica, porque você quer ver seus profissionais utilizando-as em todo seu potencial. 

A integração também é uma característica essencial, porque oferece maior confiabilidade nas informações.

3. Reunir a equipe

Após planejar a implementação das automações contábeis e escolher as ferramentas mais adequadas, é hora de superar aquele desafio relacionado à equipe: resistência e desconhecimento.

Faça um reunião com todos os profissionais de seu escritório e pontue o que vem pela frente. Você precisa preparar o terreno, dizendo que toda mudança foi planejada minuciosamente para que os fluxos de trabalho sejam otimizados. 

Explique os benefícios que cada solução pode trazer e tranquilize a todos. Mostre o que será modificado, quem será afetado, o motivo da mudança e as discussões realizadas até o momento.

Esse pode ser um bom momento para pedir opiniões e feedbacks. Se existir uma intervenção relevante, vale a pena pensar o ponto questionado e, se for o caso, alterar o planejamento. 

Afinal, lembre que todos os profissionais são fundamentais para que sua prestação de serviço seja excelente. Eles estão inseridos nos fluxos de trabalho e sabem os gargalos.

A atitude da escuta e da discussão sobre as discussões também ajuda o gestor a diminuir a resistência quanto à escolha das tecnologias. 

Os profissionais se sentem membros ativos do projeto. 

A conscientização começa neste momento.

4. Capacite a equipe

Implementar qualquer mudança nos processos internos de uma empresa já é difícil. Quando envolve automação contábil, com tecnologias disruptivas, isso pode ser ainda mais problemático. Essa questão pode ser resolvida quando o gestor se empenha a auxiliar os colaboradores no projeto de transição.

Em geral, os fornecedores de algumas soluções já oferecem consultoria de implementação para capacitar os profissionais. 

Como você é um contador estratégico, pode se antecipar a essa consultoria e bater um papo com os principais afetados para colher suas dúvidas. 

Se preciso, além da consultoria, pense em treinamentos adicionais. Tudo para que a automação do escritório de contabilidade seja a mais suave possível.

Com a automação contábil pronta, você poderá usufruir de todos os benefícios que listamos. Gestão otimizada, melhor controle patrimonial, processos internos definidos e geração de valor. 

Neste último ponto, retomamos algo de imenso valor: a Contabilidade Consultiva.

Contabilidade Consultiva 

Contabilidade Consultiva é o modelo de negócios no qual o contador atua de forma mais próxima aos empresários, com o foco no relacionamento com o cliente, utilizando-se da Ciência da Contabilidade para diagnosticar e cuidar da saúde das pequenas empresas, levando-as à riqueza e à prosperidade. 

A automação contábil é aliada da Contabilidade Consultiva.

O trabalho agora vai começar logo após o balancete. Contabilidade Consultiva é, portanto, o produto palpável e aplicável daquilo que você aprendeu desde o início: que a Contabilidade é uma ferramenta de tomada de decisão. 

Não basta apenas entregar aquele papel preto e branco, é preciso traduzir as informações e entender onde cada ponto afeta na empresa daquele cliente. 

Tomando como exemplo a medicina, podemos comparar um laudo médico ao balancete. Você não compreende a Medicina em toda a sua plenitude, mas você entende o que o médico fala, porque ele traduz de uma forma que você sabe o que precisa ser feito. Além disso, ele te prescreve um remédio, você toma e melhora. Pronto. Sucesso alcançado.  

A Contabilidade Consultiva é a medicina empresarial. Ele vai transformar o extrato de todas as doenças na prescrição da cura. 

E se você nos disser que seu cliente não entende, diremos que você não sabe aplicá-la. 

A Contabilidade Consultiva pode se comparar a qualquer nova aquisição interno, é preciso alinhamento, treinamentos e preparação.

Então, a automação contábil vale a pena?

A automação contábil é inevitável. Você pode aceitá-la já para usufruir de todos os benefícios que ela proporciona, ou será atropelado pela era da transformação digital. 

Não é difícil automatizar o escritório de contabilidade. Com um planejamento adequado, você conseguirá modernizar completamente seus serviços. Aquele tempo precioso poderá se destinar ao cliente.

Experiência de executivos de consultoria e auditoria com larga atuação no mercado você encontra na Coimbra Partners. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

Fonte:. nucont

Agência de Marketing Digital – Agência MOLL